One Q en empresas grandes y bajo ISO.

Procesos internos, cumplimiento de normas y políticas, normas ISO,… One Q es necesario en cualquier organización, y se adapta a tu negocio porque también está diseñado para él.

Gestión y estandarización de procesos

Trabajar de forma unificada con procesos estándar es un reto en las grandes entidades y es, al tiempo, una exigencia de las normas ISO de calidad. Es preciso mantener la homogeneidad entre sedes y asegurarse de que los procesos clave se implementan de forma idéntica independientemente de la ubicación geográfica o cultural.

Mantenimiento de ISO

Siendo un reto el cumplimiento de las normativas ISO, aún lo es más el proceso de identificación constante de oportunidades de mejora y, en las implementaciones, el control de cambios y versiones y su difusión a los destinatarios precisos.

Comunicación interna eficaz y coordinada

Es un desafío para estas entidades que la información fluya de forma eficaz, evitando los “silos” que trabajan al margen del sistema establecido y con un sistema que permita la absoluta coordinación de proyectos y recursos al servicio de la generación de valor de la entidad.

Ciberseguridad y gestión de información a gran escala

Trabajar en multisede, con sistemas distribuidos, hace a estas entidades más vulnerables a ciberataques.

Proteger la información sensible y cubierta bajo normativas de privacidad es un reto constante, más difícil aún porque la tecnología y soluciones suelen ser heterogéneas, con lo que se complica el mantenimiento de estándares de seguridad

Caso 1 · Proceso de alta de un nuevo proveedor

La tramitación del alta de un nuevo proveedor se condiciona por la valoración de su compromiso con las políticas aplicadas por la organización respecto a sus proveedores, identificando y evaluando a éstos según criterios de calidad, objetivos de entrega, cumplimiento de normativa, criterios de responsabilidad social corporativa, etc. El proceso de registro de un nuevo proveedor es:

Inicio – La Dirección de Compras completa en OneQ la ficha de proveedor con los datos básicos identificativos, domicilios y contactos. Una vez creada la ficha y puesta como “Activa” OneQ, automáticamente:
Remite al contacto principal del nuevo proveedor un email con la información que se le requiere, documentos variables necesarios según el caso (certificaciones de calidad y/o gestión ambiental, escrituras y apoderamientos, cláusulas legales relativas a protección de datos y confidencialidad, etc.). Tanto la solicitud como la confirmación se realizan en línea, y se ejecutan mediante confirmación de doble factor (clave de seguridad por sms/mail)
Simultáneamente se remite formulario de independencia a accionistas, administradores y directivos de la entidad. Tanto la solicitud como la confirmación se realizan en línea.
Dirección de compras verifica el cumplimiento de ambas acciones y la corrección de la documentación y cierra esa acción cuando considera que está cumplida; en ese momento One Q lanza nuevo proceso con:
Comunicación a la Dirección Financiera con tres acciones a realizar: 1) Verificación de datos del proveedor en bases de datos, prensa, etc., para contrastar riesgos reputacionales y garantías de cumplimiento de sus compromisos; 2) Preparar y documentar el documento de compras máximas al proveedor, según plantilla aprobada por la firma; 3) En caso de éxito, alta del proveedor en el sistema ERP de la entidad con los máximos permitidos.
Si el resultado es “Aceptación”, OneQ remite una comunicación a la Dirección de Compras informando y comunicando los valores resultantes del proceso.

Cultura unificada y liderazgo distribuido

La distancia geográfica y cultural no facilita el mantenimiento de una cultura unificada, es un reto mantener la coherencia en empresas multiculturales, como lo es el crear un sentido de pertenencia compartido.

Riesgos y continuidad de negocio

Se trabaja constantemente con el análisis de riesgos, su valoración y la cuantificación de sus eventuales impactos. El efecto dominó que puede producir una interrupción del servicio las hace completamente vulnerables y dependientes de un servicio de tecnología eficaz y redundante, no se pueden permitir un fallo porque la continuidad de la empresa estaría puesta en riesgo, los planes deben contar con la robustez necesaria para conseguir recuperaciones en tiempo récord, en caso de desastres.

One Q será su herramienta de trabajo de calidad, ISO y procesos, en toda la organización.

Caso 2 · Proceso de oferta a proveedores aprobados en empresa de servicios

Inicio – El responsable de compras determina los pasos en función de la compra (habitualmente solicitud de presupuesto, estudio de ofertas, plazo de enmiendas, decisión y comunicación al proveedor,) y plazos. En One Q tiene varias plantillas predefinidas a su elección con los tipos de contratación más frecuentes. Pone en marcha la solicitud y se genera por One Q:
- Comunicación a Dirección Financiera y a la Dirección de compras con el detalle de los datos de la oferta y los proveedores previstos para que den su aprobación mancomunada.
- Con la aprobación del paso anterior, One Q lanza la comunicación a los proveedores con la oferta aprobada y con los requerimientos técnicos, económicos, y de plazo, para que confirmen la aceptación o rechazo a participar en el proceso de contratación. Se emite una acción a cada proveedor aprobado para la oferta y funcionan de forma independiente. Si la contratación exige documentación previa a presentar por el proveedor, no se da la aprobación hasta la revisión de esta por Compras.
- En la fecha prevista, se cierra automáticamente el proceso anterior y se dirige solicitud de acta y resumen de ofertas al Director de Compras.
- Y OneQ lanza una convocatoria a los responsables de la toma de decisión, para la celebración de una reunión donde analizar las ofertas presentadas.
En la fecha determinada para la celebración de la reunión, OneQ ejecuta las comunicaciones pertinentes:
- A los proveedores participantes, adjuntando al proveedor seleccionado en el proceso la documentación a cumplimentar para el inicio del proceso administrativo de pedido.
- Al responsable financiero de la organización, una comunicación con los datos de la adjudicación para integrar en la planificación financiera.
- Al responsable del área de consumo de los bienes / servicios contratados, una comunicación con los datos de la contratación incluyendo fechas y requerimientos del pedido
En la fecha de recepción de los bienes / servicios, el responsable del área de consumo de los bienes / servicios contratados debe aceptar o rechazar el pedido siguiendo los criterios de calidad estipulados en la contratación.
- A la aceptación del paso anterior, OneQ genera una comunicación automática al responsable de administración de la organización para su control en lo que respecta a pagos de la cantidad adeudada y su plazo.