One Q en consultorías y firmas de servicios.
Procesos internos, cumplimiento de normas y políticas, normas ISO,… One Q es necesario en cualquier organización, y se adapta a tu negocio porque también está diseñado para él.
Cada minuto cuenta… y la precisión más
Los honorarios de las entidades de consultoría y de las firmas de asesoramiento y de servicios dependen de las horas rentables que pueden facturar a sus clientes.
Para lograrlo necesitan minimizar tiempos, ser precisos y ser rigurosos mientras, al tiempo, deben valorar cómo adelantarse a las siguientes necesidades de sus clientes.
El maremágnum normativo
Lograrlo con la gran exigencia que del día a día y, además, hacerlo bajo el maremágnum normativo, resulta prácticamente inalcanzable: el número de trámites, su control, los pasos que hay que dar en cada caso, las fechas y vencimientos cambiantes, …
Gestión de proyectos y calidad de servicio
Cada proyecto, cada expediente, debe presupuestarse y ejecutarse con precisión, minuciosamente, para lograr la calidad de servicio buscada por la firma.
Se debe mantener constantemente la coherencia y consistencia del proyecto en todas sus etapas, desde la puesta en marcha, hasta la entrega y, al tiempo, cumplir con el nivel de exigencia de las normas internas y externas y con la integridad y consistencia documental.
Parafraseando a Lincoln, no es fácil que, en una organización, TODOS los miembros cumplan con TODAS las normas durante TODO el tiempo… salvo que tenga One Q.
La herramienta necesaria: One Q
QUÉ, QUIÉN y CUÁNDO.
Trabajando con One Q estas tres preguntas básicas quedan respondidas automáticamente para todos los miembros de nuestra organización sin requerir ninguna parada en nuestros procesos.
La información fluye en nuestra organización con One Q y así todos y cada uno de sus miembros saben, en el momento preciso, qué deben hacer.
Trabajando así, todo es más sencillo.
Proceso de alta de un nuevo cliente en una firma de servicios
El alta de un nuevo cliente en la firma está sujeto a una valoración previa de los riesgos financieros y reputacionales, por ello está establecido el siguiente procedimiento:
- Inicio – El equipo de ventas (promotor del proceso) completa en One Q mediante vuelco desde el CRM la ficha de cliente con los datos identificativos y con otros necesarios (accionistas, tipo de órgano de administración y miembros de ese órgano y los directivos principales).
- Al finalizar ese Inicio, como hay nuevas altas de clientes en el sistema, One Q lanza automáticamente varias acciones simultáneas sin ninguna intervención de usuarios:
- En función del área de operaciones del cliente, una o varias (legal, contable, fiscal, laboral, consultoría, auditoría, …) One Q envía diferentes solicitudes a los responsables de cada área y a cada socio y directivo para que confirmen (por supuesto, en línea) el grado de independencia requerido con respecto a accionistas, administradores y directivos del cliente.
- Algunas de estas acciones, por su importancia, deben ser cerradas mediante confirmación de doble factor (clave de seguridad por sms/email).
- Tanto las acciones y como las respuestas son mancomunadas; se emite una independiente por cada destinatario; cada uno de ellos sólo ve la suya, pero para la aprobación de esta acción se precisan todas ellas. El promotor puede ver todas en cualquier momento y el estado en que se encuentran, para su seguimiento y para exigir su cumplimiento.
- One Q lanza solicitud al responsable de cuentas de clientes de la entidad. Se lanza simultáneamente a la anterior para que documente los riegos reputacionales y financieros del cliente potencial y para que prepare una propuesta inicial de crédito máximo al nuevo cliente.
- Cuando ambas acciones se dan por finalizadas, y no antes, el sistema One Q lanza automáticamente otra acción para el Director Financiero para la aprobación final: éste recibe la solicitud de alta de nuevo cliente con toda la información anterior y actúa: aprueba, rechaza o ajusta lo recibido.
- Con la finalización de esa acción por el Director Financiero One Q crea y lanza otra acción, esta vez sólo informativa, dirigida al promotor (el solicitante) indicándole el fin del proceso, recibe la respuesta final y da comienzo la elaboración de un presupuesto para una primera venta.
- Simultáneamente, se lanza aviso a Contabilidad para que incluyan en la aplicación de terceros el nuevo cliente y el límite de crédito que ha sido aprobado por la Dirección Financiera.